DAFTAR ISI

BAB.I PENDAHULUAN..............................................................................................3
I.1 Latar Belakang..................................................................................3
I.2 Tujuan.......................................................................................................4
I.3 Struktur Organisasi........................................................................4
I.4 Definisi......................................................................................................5
BAB II. SURVEY..........................................................................................................6
II.1 Ruang Lingkup.....................................................................................6
II.2 Analisis Permasalahan.................................................................6
II.2.1 Domain Permasalahan (Problem Domain)...........7
II.2.2 Analisa Permasalahan dan Peluang.....................7
II.2.3 Cause-Effect Analysis & System Improvement Objective...................................................................................................................8
BAB III. ANALISIS.....................................................................................................14
III.1 Functional Requirement...........................................................14
III.2 Nonfunctional Requirement.................................................14
BAB IV. PERANCANGAN........................................................................................18
IV.1 DFD(Data Flow Diagram)............................................................18
IV.1.1 DFD Level 0 (Diagram Konteks)..........................................18
IV.1.2 DFD Level 1....................................................................................19
IV.2 ERD..........................................................................................................20
IV.3 Database Design............................................................................21
IV.4 Skema Database............................................................................23
IV.5 Pemetaan E-R Relasi.....................................................................24
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................28


















BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Teknologi memiliki peranan yang sangat penting dalam menciptakan sumbar daya manusia yang berkualitas. Dengan berkembangnya teknologi kita dapat memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Selain itu teknologi juga menyediakan bermacam-macam layanan yang dibutuhkan oleh semua pihak sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Dalam perkembangan teknologi selain informasi, kecanggihan teknologi ini juga dapat dijadikan sebagai media komunikasi. Salah satunya instansi yang membutuhkan teknologi ini adalah Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya. Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya adalah salah satu fakultas yang berada di Universitas Sriwijaya yang memiliki 6 Program Study yaitu : Mesin, Elektro, Arsitek, Kimia, Tambang dan Sipil. Fakultas yang berdiri pada tahun 1960 ini telah meluluskan ribuan alumnus. Oleh sebab itu, Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya mengalami kesulitan untuk mendata mahasiswa yang telah lulus dan para alumnus Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya membutuhkan sebuah media untuk dapat saling berbagi informasi dan bersilahturahmi antar alumni. Sehingga tercipta suatu kerhamonisan dalam keluarga besar alumni Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya. Maka dari itu terbentuklah ide untuk membuat website alumni Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya.
Website ini memberikan manfaat selain kepada alumni juga kepada pihak Fakultas. Manfaat yang dirasakan oleh alumni adalah komunikasi antar alumni dapat berjalan dengan baik, informasi mengenai alumni dan lowongan kerja yang tersedia di berbagai perusahaan, alumni juga mendapatkan informasi tentang agenda yang diadakan baik antar alumni maupun oleh fakultas. Manfaat bagi Alumni Fakultas Teknik antara lain mendapatkan informasi tentang data para alumni dan pekerjaan mereka sekarang serta berguna untuk meningkatkan akreditasi fakultas maupun jurusan.




I.2 Tujuan
Tujuan dari dibuatnya website alumni ini yaitu bagi pihak alumninya untuk mencari informasi tentang sesama alumni, info agenda yang akan dilakukan oleh sesama alumni serta info lowongan kerja. Tujuan bagi pihak fakultas sendiri yaitu sebagai bahan pengajuan pertimbangan akreditasi dari fakultas maupun jurusan tersebut.

I.3 Struktur Organisasi
Adapun Struktur organisasi yang berada dalam Fakultas Teknik adalah sebagai berikut:



























I.4 Definisi

Definisi
1Update : mengganti sebagian atau seluruhnya sebuah data yang di inginkan.
2Input : pemasukan data-data yang nantinya akan diolah menjadi informasi yang dibutuhkan.
3Informasi : kumpulan dari beberapa data fakta mentah yang diproses untuk memenuhi kebutuhan user.
4Database : kumpulan data yang berhubungan dan dikelompokkan dalam struktur tertentu dan dapat diakses dengan cepat.
5Hak akses : hak yang dimiliki oleh user (alumni) untuk menggunakan system. Hak akses harus melalui pihak administrator.
6Pemeliharaan : proses pengecekan dan perbaikan berkala untuk menjaga sistem dalam keadaan baik.
7 Registrasi : pendaftaran atau pemasukan user baru ke dalam sistem Singkatan
8Loker : Lowongan Kerja






















BAB II
SURVEY
II.1 Ruang Lingkup
Semua hal yang tercantum didalam dokumen ini merupakan bagian dari ruang lingkup kebutuhan pembangunan perangkat lunak yang berupa website alumni, website tersebut hanya bisa diakses oleh alumni Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya. Konten-konten yang terdapat didalamnya meliputi info acara, info lowongan kerja dan info dari para alumni itu sendiri.

II.2 Analisis Permasalahan
Pada tahap ini, dilakukan analisa terhadap system yang akan dibuat dengan cara mengumnpulkan data dari Fakultas Teknik dengan beberapa metode pengumpulan data yakni wawancara dan pengambilan data berupa contoh dokuman alumni. Berikut adalah print out data alumni yang diambil dari Fakultas Teknik:

Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempelajari dan memahami business process dari sistem yang ada dan domain serta scope permasalahan yang ditemukan pada tahap survey awal (preliminary investigation). Dengan mengadakan survey maka dapat memahami business process dan problem domain dari sistem, maka dapat dihasilkan suatu system improvement objective yang mencangkup problems, opportunities, dan directives dari sistem yang masih manual, dan juga constraint dalam pengembangan sistem yang baru.
II.2.1 Domain Permasalahan (Problem Domain)
Untuk dapat melakukan perbaikan (improvement) dari sistem yang lama diperlukan pemahaman yang mendalam terhadap permasalahan-permasalahan yang terdapat pada sistem yang lama. Berikut ini adalah analisa data, processes, dan interfaces yang dilakukan terhadap sistem yang lama :
DATA
Sistem Informasi Alumni belum keseluruhan memanfaatkan komputer.penginputan data mahasiswa calon alumni dilakukan oleh user mengisi form yang diberikan admin setelah itu data alumni di input di komputer dan laporanya diserahkan setiap periode 1 tahun sekali
- PROCESESSES
Proses kegitan penginputan data alumni dimana alumni harus melaporkan dan menghadap langsung ke pada petugas bagian alumni dan mahasiswa untuk di daftarkan.
INTERFACES
Sistem ini dilakukan oleh pihak bagian kemahasiswaan dan alumni dan laporan kepada Pembantu Dekan III



II.2.2 Analisa Permasalahan dan Peluang


Tahapan selanjutnya dalam mempelajari dan memahami sistem yang ada adalah dengan melakukan analyze problem and opportunities. Untuk menganalisa permasalahan tersebut digunakan cause and effect analysis sehingga dapat ditemukan inti permasalahan yang sesungguhnya dan juga solusi yang sesuai untuk masing-masing permasalahan yang ada.





II.2.3 Cause-Effect Analysis & System Improvement Objective

Setelah memahami ruang lingkup (scope), permasalahan (problem), dan peluang (opportunity) dari sistem yang ada, maka dapat dibangun suatu perbaikan terhadap sistem tersebut.





PROBLEMS, OPPORTUNITIES, OBJECTIVES AND CONSTRAINTS MATRIX
Project : Sistem Informasi Penerimaan Tamu berbasis web
Project Manager : Donal Siagian
Created by : Donal Siagian
Last Updated by :
Date Created: April 15, 2009
Date Last Updated:

CAUSE AND EFFECT ANALYSIS
SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES
Problem or Opportunity
Causes and Effects
Objective System
Batasan Sistem
1.Akurasi dalam pencatatan data tentang Alumni kurang baik

1.Data-data tentang Alumni masih menggunakan media Ms.Exel untuk penyimpanan data dan arsip Alumni.


1.Meningkatkan efisiensi sistem pencatatan data-data Alumni
2.mempermudah bagian alumni dan mahasiswa dalam pencatatan data Alumni.
3.mempermudah seluruh user yang terkait untuk mengakses data alumni

1.Sistem baru yang dikembangkan masih dalam bentuk database yang telah terhubung ke internet.
2.Pengembangan sistem yang baru harus tetap mempermudah admin dalam memproses dan mengolah data-data tentang Alumni.

CAUSE AND EFFECT ANALYSIS
SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES
Problem or Opportunity
Causes and Effects
Problem or Opportunity
Causes and Effects

2.Pencatatan tentang data-data Mahasiswa yang akan menjadi alumni mesih secara manual , yaitu dengan cara mengisi formulir di Alumni dan Kemahasiswaan.


4.meningkatkan keakuratan dan keamanan data dalam pengentriannya kedalam database .
5.Mengotomatisasi dalam penyimpanan data tamu.
6.Minimalisasi faktor human error yang dapat terjadi saat entry data berjumlah besar sampai dengan 30%.
3.Pengembangan sistem yang baru harus mempertimbangkan jenis sistem yang akan dipasang dalam pengentrian data tentang tamu.
4.Pengembangan sistem baru harus compatible dengan user yang akan memakainya.

CAUSE AND EFFECT ANALYSIS
SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES
Problem or Opportunity
Causes and Effects
Problem or Opportunity
Causes and Effects

3.Bagian Administrasi kemudian memindahkan data-data Alumni tadi kedalam komputer dalam bentuk wor/exel kemudian di-print sebagai arsip dan dibawa ke pusat setiap akhir bulan.
4.Sistem yang ada belum terotomasi dalam proses entry data tamu.
5.Mempercepat dalam pengiriman dat-dat tentang tamu ke pusat, yang ada di Palembang.
6.Mengurangi jumlah pengeluaran operasional yang biasanya pengiriman data dilakukan dalam bentuk hard kopy menjadi simple dengan adanya database yang terhubung ke internet.
5.Sistem yang baru tidak akan mengubah file-file atau pun database yang dipergunakan di sistem lama tanpa izin dari pemilik sistem (Bapak Edi).
6.Sistem baru yang dikembangkan harus dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan yaitu dalam waktu 2 bulan.

CAUSE AND EFFECT ANALYSIS
SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES
Problem or Opportunity
Causes and Effects
Problem or Opportunity
Causes and Effects

7.Dapat terjadi kesalahan (human error) dalam entry data (salah mengisi data ke komputer)
8.Meminimalisir kesalahan dalam meninput data.



CAUSE AND EFFECT ANALYSIS
SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES
Problem or Opportunity
Causes and Effects
Problem or Opportunity
Causes and Effects
2.Lamanya proses laporan serta Pengambilan kebijakan yang diperlukan.
1.Oleh karena pengambilan keputusan yang dilakukan masih lambat, maka akan mengakibatkan pihak Dekan da Pembantu Dekan terhambat dalam pengambilan kebijakan untuk fakultas.
2.proses yang lama mengakibatkan informasi kepada alumni maupun calon alumni untuk mengetahui data alumni fakultas







CAUSE AND EFFECT ANALYSIS
SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES
Problem or Opportunity
Causes and Effects
Problem or Opportunity
Causes and Effects
3.Kesulitan dalam mengakses data alumni

1.menyebabakan informasi tentang alumni jarang sekali diketahui



Tabel 1. Cause-Effect Analysis & System Improvement Objectiv
BAB III
ANALISIS


III.1 Functional Requirement
Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat ini adalah sebagai berikut:
1.Sistem harus dapat mempermudah admin dalam memproses atau mengolah data Alumni.
2.Sistem harus dapat menangani pengolahan data alumni.
3.Sistem harus dapat mempermudah manajemen fakultas tingkat atas dalam pengambilan kebijakan.
4.Sebuah sistem yang dapat menghasilkan untung yang lebih besar lagi dibandingkan dengan sistem yang sebelumnya..

III.2 Nonfunctional Requirement
Kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan nonfungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak. Kebutuhan nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES framework.

Berdasarkan perfomancenya, sistem diharapkan dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Semakin sedikit waktu yang dibutuhkan, semakin besar troughput yang dapat dihasilkan. Peningkatan kecepatan dan troughput ini diharapkan dapat terjadi pada semua proses/pekerjaan. Besarnya peningkatan ini tergantung pada jenis proses/pekerjaannya. Peningkatan kecepatan dan troughput untuk beberapa proses dapat dilihat pada System Improvement Objective pada pembahasan sebelumnya.

Kebutuhan nonfungsional berdasarkan information dari PIECES framework adalah terintegrasinya data, terutama integrasi antara data mahasiwa dengan data skripsi. Sistem yang baru juga diharapkan dapat mencegah terjadinya redundancy data dan dapat menjaga akurasi dan konsistensi data. Akurasi dan konsistensi data sangat dibutuhkan untuk mencegah adanya kesalahan penginputan data tamu dan pengolahan data transaksi. Akurasi data dapat dijaga dengan meminimalisasi terjadinya kesalahan dalam pencatatan, sedangkan konsistensi dapat dijaga dengan perancangan dan implementasi database yang baik.

Kebutuhan nonfungsional dari segi ekonomi adalah sistem dapat mengurangi biaya ATAK pencatatan menggunakan kertas dengan adanya system diharpakan user yang ingin mendapatkan data alumni tidak harus ke fakultas teknik melainkan via WEB alumni Fakultas Teknik UNSRI.
Kebutuhan nonfungsional dari segi pengontrolan sistem yang diinginkan user antara lain adalah sistem dapat mempermudah dalam penambilan keputusan oleh pihak manajemen tingkat atas dalam waktu yang cepat. Untuk meningkatkan reliabilitas sistem, sistem diharapkan memiliki backup data. Backup data ini terutama dibutuhkan jika server down, misalnya karena matinya aliran listrik. Dengan adanya backup data ini akses data tidak akan terhenti apabila server down. Selain itu, sistem juga dapat menjaga keamanan data-data yang disimpan, terutama untuk data-data yang bersifat confidential.



Kebutuhan dari segi efisiensi yaitu sistem diharapkan dapat mempercepat dalam pengaksesan data dan mempermudah pihak admin dalam mencari data alumni yang telah lama tersimpan.

Kebutuhan nonfunctional yang telah diuraikan di atas dapat dirangkum dalam tabel di bawah ini, dengan klasifikasi PIECES framework:

Jenis Kebutuhan
Non-functional
Penjelasan
Kinerja (Performance)
Pekerjaan diharapkan dapat diselesaikan lebih cepat, sehingga dapat meningkatkan troughput sistem. Peningkatan yang terjadi besarnya sesuai dengan jenis prosesnya, seperti dengan yang dijelaskan dalam System Improvement Objective.

Informasi (Information)
Mencegah terjadinya redundancy data.
Data harus akurat, yaitu dengan meminimalisasi kesalahan pencatatan data.
Data harus konsisten.
Segi Ekonomi (Economic)
Mengurangi ATK..
Biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem tidak melebihi budget yang sudah ditentukan.
Pengontrolan Sistem (Control)
User yang akan menggunakan sistem adalah pihak administrasi.
Memiliki backup data, sehingga sistem lebih reliable.
Meningkatkan keamanan data, terutama data-data yang bersifat confidential.
Efisiensi Sistem (Eficiency)
Mempermudah admin dalam mengolah data alumni
Pelayanan Sistem (Service)
Memberikan data-data yang akurat dan lengkap untuk pengambilan kebijakan manajeme fakultas
Data yang ditampilkan harus mudah dibaca dan terstruktur.

Tabel 2. Klasifikasi Kebutuhan Nonfunctional berdasarkan PIECES
BAB IV
PERANCANGAN


IV.1 DFD(Data Flow Diagram)
Berikut adalah diagram aliran data yang terdapat pada Sistem Informasi Alumni berbasis WEB: Data Flow Diagram.

IV.1.1 DFD Level 0 (Diagram Konteks)













IV.1.2 DFD Level 1






Pada sistem yang baru ini, alumni sudah dapat berinteraksi dengan sistem, dan masing-masing memiliki login.admin mengentry data-data alumni,alumni dapat memasukan artikel,pengumuman/info, update foto, memperbaharui profil, serta user lain serperti perusahaan, umum dapat melihat dan mengambil informasi.


IV.2 ERD




IV.3 Database Design
Data Architecture mendefinisikan bagaimana penggunaan database dalam menyimpan semua data-data yang digunakan oleh suatu organisasi –dalam hal ini adalah Sub Bagian penerimaan tamu receptionist, serta hubungannya dengan sistem utama dan aplikasi-aplikasi end-user.

Operational Database dikembangkan untuk mendukung transaksi operasional sehari-hari dan juga transaksi bisnis pada sistem informasi utama. Sistem ini dibangun untuk menggantikan file-file konvensional yang sebelumnya digunakan untuk menyimpan data-data. Akses ke database ini dilakukan dengan menggunakan DBMS untuk memproses transaksi, me-maintain data, dan men-generate laporan bagi pihak manajemen. Selain itu ada juga beberapa akses query yang disediakan.

Data Warehouse mengekstrak Operational Database, sehingga aplikasi-aplikasi end-user mengakses database melalui Data Warehouse. Hal ini dilakukan untuk menghindari banyaknya jumlah query langsung pada satu waktu yang membahayakan bagi Operational Database, karena dapat memberikan hasil query yang redundant.
































Gambar 1. Data Architecture















IV.4 Skema Database
Skema database yang kami buat di bawah ini sudah dinormalisasi sampai pada tahap 3-NF. Kami beranggapan normalisasi sampai tahap 3-NF sudah cukup baik untuk membangun database. Adapun ciri-ciri dari skema database pada tahap 3-NF adalah sebagai berikut:
1.Setiap atribut dalam tabel harus bernilai tunggal
2.Semua nilai untuk setiap atribut harus memiliki tipe data yang sama
3.Nama setiap atribut harus unik
4.Urutan atribut tidak berpengaruh / tidak signifikan.
5.Tidak ada 2 tuple (kumpulan dari semua atribut dalam satu tabel) yang memiliki nilai sama.
6.Urutan dari tuple tidak signifikan.
7.Semua atribut yang bukan primary key bergantung pada semua atribut primary key-nya.
8.Setiap tabelnya tidak memiliki transitive depedencies.


Berikut ini adalah skema database yang diperoleh dari proses pemetaan dari ER-Diagram :





IV.5 Pemetaan E-R Relasi
Keterangan Hasil Pemetaan ER:
1.Tabel Alumni
Tabel ini menyimpan data yang berhubungan/terkait dengan
Mahasiswa/calon alumni.
a.nim
nim menunjukan nomor mahasiswa yang bernilaikan integer dan menjadi primary key
b.nama
menunjukan nama dari mahasiswa bernilai varchar dengan panjang karakter 100
c.Jenis kelamin
Menunjukan jenis kelamin mahasiswa bertipe enum laki-laki(L) atau perempuan(P)
d.Tahun Masuk
Merupakan tahun dimana awal mahasiwa memulai studi bertipe date
e.Kode jur
Merupakan kode dari jurusan bernilai integer yang menjadi FK dari tabel jurusan
2.Tabel History-Skripsi
Table pesan menyimpan data booking kamar oleh calon tamu
a.Nim
Menujukkan nim mahasiswa yang bernilai integer dengan menjadi fk dari nim pada tabel mahasiswa
b.Tanggal ujian
Menunjukan tanggal ujian skripsi bertipe data date
c.Lama skripsi
Menujukkan lama mengerjakan skripsi dengan tipde data integer
d.Tahun selesai
Menujukkan tahun selesai mengerjakan studi
e.IPK
Menujukan nilai dari indeks prestasi mahasiswa terakhir setelah skripsi
Dengan tipe data integer
f.Predikat
Keterangan dari nilai IPK yang didapat oleh mahasiswa dengan tipe data varchar dengan panjang karakter 30
3.Tabel Jurusan
Tabel ini menyimpan data yang berhubungan/terkait dengan
Jurusan yang disediakan oleh fakultas
a.Kode
Menunjukan kode dari jurusan tersebut dengan urut dan bertipe data int sebagai primary key dari tabel jurusan
b.jurusan
merupakan jurusan yang ada di fakultas teknik dengan tipe data varchar dengan panjang karakter 30
c.jenjang
menunjukkan jenjang yang ada di jurusan tersebut yaitu S1

4.Tabel Artikel
Tabel ini menyimpan data yang berhubungan/terkait dengan
User yang disediakan oleh fakultas
a.Id_Artikel
Menunjukan id dari Artikel tersebut dengan urut dan bertipe data int auto increment sebagai primary key dari tabel Artikel
b.username
Foreign Key dari tabel artikel yang terhubung ke tabel user
c.Judul

Judul dari artikel yang akan dibuat, bertype varchar
d.Isi

Merupakan Isi artikel yang akan dibuat, field ini bertype text agar bisa memuat banyak kalimat.
e.Tanggal

Merupakan tanggal yang bertype date, field ini berisi tanggal pembuatan dari artikel.
5.Tabel Komentar
Tabel ini menyimpan data yang berhubungan/terkait dengan
Jurusan yang disediakan oleh Artikel
a.Id_komentar
Menunjukan id dari Tabel Komentar tersebut dengan urut dan bertipe data int auto increment sebagai primary key dari tabel Komentar
b.Id_artikel
Foreign Key dari tabel komentar yang terhubung ke tabel Artikel untuk menandakan relasi yang terjadi. Satu artikel dapat memiliki banyak komentar.
c.nama

Merupakan nama pembuat komentar, Orang yang mengomentari artikel tersebut mengisikan namanya, tetapi field ini bisa dikosongkan. Field ini bertype varchar.
d.Isi

Merupakan Isi Komentar yang akan dibuat, field ini bertype text agar bisa memuat banyak kalimat.
e.Tanggal

Merupakan tanggal yang bertype date, field ini berisi tanggal pembuatan dari Komentar.

6.Tabel User
Tabel ini menyimpan data yang nantinya akan digunakan untuk login.
a.Id_user
Menunjukan id dari Tabel user tersebut bertipe data integer auto increment sebagai primary key dari tabel Komentar
b.nim
Foreign Key dari tabel user yang terhubung ke tabel Alumni untuk menandakan relasi yang terjadi. Satu Alumni memiliki satu user.
c.Username

Merupakan username pemilik akun situs alumni, Alumni yang akan masuk kedalam akun miliknya menggunakan field ini. Field ini bertype varchar.
d.password

Merupakan key yang digunakan untuk masuk kedalam akun situs.field ini di enkripsi kedalam md5. Bertype varchar dengan panjang 255 karakter.
e.Email

Merupakan data yang digunakan untuk mengautentikasi ke valid-tan data yang digunakan sewaktu mendaftar. Email jga dapat digunakan apabila admin perlu untuk mengirimkan sebuah konfirrmasi atau pesan kepada setiap anggota yang memiliki akun didalam website.

DAFTAR PUSTAKA


Whitten, et al. 2004. System Analysis and Design Method 6ed. McGraw-Hill : New York.
www.ia-itb.com